BỘ DI TRÚ CANADA ĐANG TRẢI QUA NHỮNG THAY ĐỔI LỚN

Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) đã thực hiện những thay đổi lớn như một phần trong kế hoạch mới nhằm cải thiện hoạt động của mình.

Đầu năm nay, Thứ trưởng IRCC trước đây, Neil Yeates, đã đưa báo cáo về cách Bộ có thể trở nên hiệu quả và năng suất hơn. Báo cáo của Yeates được IRCC ủy quyền để đánh giá xem liệu cơ cấu hiện tại của Bộ có giúp đạt được nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất hay không. Thứ trưởng là công chức cao cấp nhất trong Cơ quan Chính phủ. Phục vụ với vai trò phi chính trị, họ giám sát việc quản lý bộ phận của mình, bao gồm việc thực hiện các chính sách và chiến lược cũng như quản lý con người và ngân sách.

Thứ trưởng hiện tại của IRCC, Christiane Fox, trao đổi thư từ với bộ trưởng của bộ, chính trị gia và hiện là Bộ trưởng Di trú Marc Miller. Vai trò của Bộ trưởng Nhập cư là thực hiện nhiệm vụ của chính phủ dân cử.

Yeates: Mô hình tổ chức của IRCC đã bị phá vỡ

Trong báo cáo của mình CIC News đã có được một bản sao, Yeates kết luận “mô hình tổ chức hiện tại IRCC đã bị phá vỡ nhưng đang được gắn kết với nhau nhờ sự làm việc chăm chỉ và cống hiến của nhân viên.”

Ông khuyến nghị “cần thực hiện một loạt các bước để sắp xếp lại cơ cấu tổ chức (bao gồm chuyển đổi lớn sang cơ cấu theo ngành nghề kinh doanh), cải cách hệ thống quản trị, triển khai các hệ thống quản lý mạnh mẽ hơn (đặc biệt là lập kế hoạch và báo cáo) và tạo điều kiện phát triển các cơ chế quản lý.” một nền văn hóa để hỗ trợ tốt hơn các mục tiêu và mục đích của bộ (bao gồm việc xem xét đánh giá tổng thể về Đạo luật bảo vệ người nhập cư và người tị nạn và các biện pháp nhằm tận dụng tốt hơn kinh nghiệm và chuyên môn của các nhóm nhân viên đa dạng)."

Yeates giải thích có nhiều lý do khiến mô hình hiện tại của IRCC bị phá vỡ, nhưng nêu bật hai lý do đặc biệt nổi bật: môi trường hoạt động khó khăn ở Canada và trên toàn cầu; và thứ hai, IRCC đã phát triển theo cấp số nhân kể từ khi cơ cấu tổ chức hiện tại được áp dụng cách đây hơn 20 năm. Để làm nổi bật điểm này, Yeates lưu ý tổng lực lượng lao động của IRCC đã tăng từ 5.352 nhân viên vào tháng 3 năm 2013 lên 12.949 nhân viên tính đến tháng 1 năm 2023.

Fox: IRCC "cảm thấy khủng hoảng"

Trong một cuộc phỏng vấn vào tuần trước với nhà báo Paul Wells , Fox cho biết báo cáo của Yeates sẽ ảnh hưởng đến những thay đổi đáng kể mà bộ dự định theo đuổi. Khi đảm nhận vai trò của mình tại IRCC vào tháng 7 năm 2022, Fox giải thích với Wells rằng công việc mới "có cảm giác như khủng hoảng" và các đồng nghiệp của cô tại bộ phận này đang bị ép buộc và kiệt sức. Cô kết luận rằng những thay đổi của bộ phận là cần thiết, và tuy cô không muốn thực hiện chúng ngay lập tức nhưng cô cũng không muốn đợi hai năm.

Vào tháng 6 năm 2023, Fox đã có kế hoạch hành động sau khi nhận được báo cáo của Yeates và tham khảo ý kiến ​​​​của các bên liên quan trong công chúng, bao gồm cả những người nộp đơn IRCC. Kể từ đó, cô dần dần thực hiện những thay đổi.

IRCC được tổ chức lại theo mô hình ngành nghề kinh doanh

Trong số những thay đổi, bộ đã được tổ chức lại trên các lĩnh vực sau:

• Tị nạn và tái định cư người tị nạn
• Quốc tịch và Hộ chiếu
• Giám đốc tài chính
• Giám đốc Thông tin
• Dịch vụ Khách hàng, Đổi mới và Giám đốc Kỹ thuật số
• Truyền thông
• Dịch vụ của công ty
• Di cư kinh tế, gia đình và xã hội
• Các vấn đề quốc tế và ứng phó khủng hoảng
• Tính toàn vẹn di chuyển
• Dịch vụ giao hàng
• Hội nhập định cư và các vấn đề Pháp ngữ
• Chính sách chiến lược

Fox giải thích rằng, theo khuyến nghị của Yeates, bộ phận này hiện đang được tổ chức theo nhiều ngành nghề kinh doanh. Điều này có nghĩa là nhân viên của IRCC sẽ được phân chia theo các khách hàng khác nhau mà bộ phận phục vụ, cũng như được phân chia theo cách đáp ứng với những thay đổi trên toàn thế giới. Ví dụ: bộ này có lĩnh vực Quan hệ quốc tế và Ứng phó khủng hoảng mới, lĩnh vực mà Fox lưu ý với Wells là nhằm giúp IRCC lập kế hoạch tốt hơn cho các cuộc khủng hoảng nhân đạo và hình thành kế hoạch hành động. IRCC thường xuyên giải quyết những vấn đề này, chẳng hạn như với Ukraine kể từ năm ngoái, và các sáng kiến ​​tái định cư người tị nạn ở Afghanistan và Syria gần đây, chỉ là một vài ví dụ.

Fox cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc IRCC tập trung hơn vào khách hàng trong tương lai, theo đó bộ kết hợp kinh nghiệm của người nộp đơn một cách mạnh mẽ hơn vào các quyết định mà họ đưa ra.

Môi trường hoạt động của IRCC

Yeates giải thích chi tiết về các lực lượng khác nhau tác động đến IRCC, những lực lượng chính là:

Môi trường làm việc kết hợp và COVID-19: Tính chất công việc dường như đang thay đổi vĩnh viễn do đại dịch và do đó, nhiều công nhân hơn, bao gồm cả nhân viên IRCC, đang làm việc từ xa, với định hướng chung là quay lại văn phòng sau 2-3 ngày mỗi tuần. Yeates giải thích mặc dù làm việc tại nhà có hiệu quả nhưng vẫn còn phải xem những tác động sẽ như thế nào đối với văn hóa tổ chức của IRCC.

Nhu cầu về Dịch vụ IRCC: Nhu cầu về các chương trình của IRCC thường vượt quá khả năng xử lý của bộ được đo bằng tiêu chuẩn dịch vụ của bộ (mục tiêu mà bộ đặt ra cho mình là xử lý hồ sơ cho từng ngành nghề kinh doanh). Mặc dù IRCC có sẵn các công cụ và nguồn lực để quản lý hàng tồn kho của mình, chẳng hạn như giới hạn cho một số chương trình nhất định, nhưng hàng tồn kho của IRCC có thể tăng rất nhanh bất cứ khi nào nhu cầu về các chương trình vượt quá khả năng xử lý.

Sự phát triển của IRCC: Khi nhu cầu về chương trình của IRCC tăng lên, lực lượng lao động của IRCC cũng tăng theo. Yeates mô tả lực lượng lao động của mình là "quy mô trung bình" vào năm 2013, với 5.217 nhân viên không điều hành, con số này đã tăng hơn gấp đôi vào năm 2023 lên 12.721 nhân viên. Ban điều hành tại bộ phận này đã tăng từ 135 nhân viên năm 2013 lên 227 nhân viên hiện nay. Tuy nhiên, bất chấp sự phát triển của chương trình và nhân viên, cơ cấu tổ chức tại IRCC, được thiết kế cho một bộ phận nhỏ hơn, phần lớn vẫn giữ nguyên.

Đánh giá chính sách nhập cư: Câu chuyện chủ yếu về nhập cư ở Canada nhìn chung không bị thách thức và tác động thực tế của việc nhập cư thường không được ghi chép rõ ràng. Do đó, việc xem xét chính sách nhập cư tại IRCC có thể có ích trong việc giúp IRCC định hình hướng đi tương lai của bộ.

Chuyển đổi kỹ thuật số: IRCC đã nhận được nguồn tài trợ đáng kể cho việc Hiện đại hóa nền tảng kỹ thuật số và những chuyển đổi như vậy luôn là thách thức, đặc biệt là ở một nơi như IRCC có nhiều trách nhiệm quan trọng. Tuy nhiên, có rất ít nghi ngờ rằng IRCC cần trở thành một bộ phận kỹ thuật số hoàn toàn.

Sự không chắc chắn toàn cầu: Xung đột vũ trang toàn cầu đang gia tăng, nền dân chủ đang bị đe dọa và các yếu tố như biến đổi khí hậu đang tác động đến nhu cầu di cư toàn cầu, điều này sẽ tiếp tục có tác động đáng kể đến IRCC.

Văn hóa bộ phận IRCC là “cam kết”

Mặc dù nhấn mạnh mục đích báo cáo của mình là không quá quan trọng, Yeates nhận thấy IRCC hiện có quy hoạch hạn chế trên toàn bộ, thiếu kế hoạch chiến lược nhiều năm và việc lập kế hoạch trên toàn bộ không nhất quán, tất cả đều đặt ra nhiều thách thức như không có khả năng đạt được mục tiêu của bộ phận và thiếu trách nhiệm của nhân viên.

Nhân viên IRCC mô tả văn hóa của bộ là “cam kết, hợp tác và hỗ trợ”, điều này đã giúp khắc phục những thiếu sót về cơ cấu tổ chức, quản trị và hệ thống quản lý của bộ.

Hơn nữa, Yeates chỉ ra sự căng thẳng trong bộ giữa cái mà ông gọi là "trường IRPA" và "trường dịch vụ khách hàng". Ông nhận xét rằng Đạo luật Bảo vệ Người nhập cư và Người tị nạn được ban hành vào năm 2001 với khuôn khổ loại trừ người nộp đơn, với nhiều lý do được liệt kê tại sao người nộp đơn có thể bị từ chối. Các nhân viên nhập cư được đào tạo để thực thi IRPA, nhưng trước đây người ta ít chú ý đến khả năng những viên chức này có "thành kiến ​​vô thức" có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định của họ.

Bên kia là những người thuộc "trường dịch vụ khách hàng" và sẵn sàng từ bỏ các yêu cầu và cởi mở hơn để thỏa hiệp nhằm cải thiện dịch vụ mà khách hàng IRCC nhận được.

Điểm nổi bật trong khuyến nghị của Yeates

Nhìn chung, Yeates đưa ra khuyến nghị trên bốn lĩnh vực: Cơ cấu tổ chức; Quản trị; Hệ thống quản lý; và văn hoá. Điểm nổi bật của các khuyến nghị như sau:

Khuyến nghị về cơ cấu tổ chức:

• IRCC chuyển sang tổ chức ngành nghề kinh doanh
• IRCC phát triển các giao thức quản lý khủng hoảng và khẩn cấp nhằm xác định Trợ lý Thứ trưởng lãnh đạo trong các tình huống khác nhau

Khuyến nghị quản trị:

• Ban Điều hành chịu trách nhiệm về tài chính và dịch vụ doanh nghiệp và tiếp thu các chức năng của Ban Tài chính Doanh nghiệp
• Một Ủy ban Điều hành mới được thành lập, do Văn phòng Thứ trưởng làm chủ tịch, sẽ tiếp thu các chức năng của Ủy ban Quản lý các vấn đề
• Rằng thành viên của các ủy ban này sẽ được xem xét lại như một phần của quá trình tái tổ chức và số thành viên đó không quá 12
• Một cuộc đánh giá sẽ được tiến hành về việc phân chia trách nhiệm giữa IRCC và Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA) thuộc IRPA nhằm hợp lý hóa và hợp lý hóa các vai trò cũng như trách nhiệm giải trình

Khuyến nghị về hệ thống quản lý:

• Thứ trưởng chỉ đạo chế độ lập kế hoạch và báo cáo mới
• Xây dựng kế hoạch chiến lược 3-5 năm
• Thực hiện chu kỳ lập kế hoạch hàng năm trên tất cả các lĩnh vực của bộ phận, bao gồm các kế hoạch Nhân sự, CNTT, Tài chính và Chương trình
• Thực hiện chế độ báo cáo hàng quý
• Đảm bảo mối liên kết với công việc quản lý hiệu suất của bộ phận

Khuyến nghị về văn hóa:

• Tiến hành đánh giá IRPA để xác định xem có nên thực hiện sửa đổi để hỗ trợ tốt hơn các kết quả mong muốn hay không, bao gồm cả việc cải thiện việc cung cấp dịch vụ.
• Xem xét chương trình đào tạo được cung cấp cho các nhân viên tham gia quản lý IRPA để đảm bảo liệu nó có phản ánh triết lý và cách tiếp cận mong muốn của bộ hay không.
• Kiểm tra các phương tiện để tích hợp tiếng nói của các cộng đồng đa dạng của IRCC vào chế độ quản trị của bộ